最近では急速にオフィスのIT化は進んでいますが、書類をゼロにするのは中々難しいものです。紙でとった方が安心できるという気分的なものから、文書管理規定のように法律や社内規定で保管が義務付けられている場合もあります。
ただ、捨ててはいけない書類よりも捨てて良い書類の方が圧倒的に多いはずです。
捨てても良い書類をどうやったら整理できるのでしょうか。
今回は簡単に書類を整理する上で、押さえておきたい3つのルールについてご紹介します。
どれもすぐに実践できるものばかりです。書類を整理して探し物を探す無駄な時間を無くしましょう。
期限が来たら捨てる
あらゆるものには賞味期限があります。書類においても、捨てる日を予め書いておくと分かりやすいです。
期限が来たら機械的に捨てるようにすれば、いちいち判断する必要もありません。
一杯になったら捨てる
保管するスペースは物理的には有限です。引き出しが一杯になったら捨てるとか、棚に入らなくなったら捨てるとか上限値を作っておくと、限界を超えて書類が溢れかえる事がなくなります。
もしスペースに収まらなくなったら古い書類から捨てるなどのルールを作っておきます。
終わったら捨てる
終わったものは捨てます。
メモや資料、メールの内容はとっておく必要がなければ終わったタイミングで捨てます。
どうしてもとっておきたい場合は、データ化しておいて紙の書類は捨ててしまいます。
感情で判断すると、判断にブレが生じてしまいます。
予め納得のいく運用ルールを作っておけば、ルールに従うだけなので決断も早くなります。
以上、簡単ですが書類を捨てる3つのルールをご紹介しました。
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一度きりの人生を豊かに幸せに過ごしていきたいと思います。
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