デジタルノートにしてみたら紙がなくなって探す手間がなくなったよ

もう使わないけど、捨てると後で困るかもしれない書類はありませんか。たいていの場合、2度と使うことはありませんが、ごくたまに取っておいて助かる事もあるのでなかなか捨てる勇気が持てずにいる書類はないでしょうか。

今回は、なかなか捨てられない書類をデジタル化して紙を処分することで、探す手間がなくなったのでご紹介していきたいと思います。

書類の整理は大雑把で良い

特に重要ではない書類は細かく分類する必要はありません。適当に「書類保管用」とリネームしてスキャンしてしまいましょう。この時にページ数の多い書類は複合機があれば、まとめて連続して取り込めるので作業が簡単です。もし、手元に複合機がない場合は、スマートフォンのカメラを使えば同じように取り込みが可能です。

細かい分類がどうしても必要ならスキャンしたあとにゆっくり分類方法を考えましょう。おすすめは日付順です。

おすすめのアプリはMicrosoftの「Office Lens」です。あとで説明する「OneNote」との連携もしやすく便利です。

読み取った文字を認識するOCR機能が内蔵されているので、テキスト変換が可能です。文字の認識精度は読み取りの書類表記に左右されるので、撮影後は変換できているか確認しましょう。スキャンがしっかりと出来ていれば、紙の書類は処分しても問題ないでしょう。スッキリして、情報整理のあり方が劇的に変わるはずです。

撮影した書類は保存先を「OneNote」に指定します。あまり知られていないのですが、OneNoteはWindows10以上であれば、最初から無料で付属しています。

分類分けも直感的にできるので紙のノート以上に情報が集約できます。

スマホ版、タブレット版も、もちろん無料でインストール可能です。これだけの機能がついていて無料とは、良い時代になりました。

スマホやタブレットなら書類にあとからメモを付け加えたい時に、手書き入力も可能です。デジタルペンがあれば、紙に手書きするのと同じ感覚で使用できます。

OneNoteの良いところは、同期しておくと作業を中断した後にパソコン等別の機器で中断したところから作業が再開できることです。紙のメリットを取り入れつつ、デジタルのメリットも最大限に活かせる点で、デジタルノートを使わない理由はないのではないでしょうか。

初期費用も掛からないので、是非一度試してみてはいかがでしょうか。