リモートワークまでの道のり
コロナ感染者の人数が連日のように報道されています。
それに伴って企業の方でもリモートワークの対象範囲を拡大し続けています。
今回はリモートワークを成功させるにはどのようなステップがあるか検討してみます。
目的を明確にしておく
リモートワークと言う言葉が広がり、イメージだけが先行しているような状況も見受けられます。
まず最初にリモートワークを導入する上での目的を明確にしておいた方が良いでしょう。
目的に付随して方針や体制も考えておくとトラブル発生の際の解決時間も早くなります。
現状では、どこの会社もコロナ禍で感染拡大防止というのが、第一に考えられます。
ただ、短期的には感染拡大防止であっても、長期的には生産性の向上を目的とするのが本来の姿かと思います。
何が出来るのか
目的が決まったら現状分析です。
現在の労務管理や業務内容でリモートワークに対応できるのか検討してみます。
リモートワークをする場合には通信費や電気代も発生しますが、会社負担なのか従業員負担なのかもルール策定が必要になってきます。
出張が頻繁にある場合は、出張の規定を運用するのも暫定的には有効でしょう。
リモートワークで出来る業務は何があるのか、どのくらいの頻度で発生するのか個人情報や情報の重要性はどの程度のものがあるか決めることは膨大にあります。
会社内の情報を持ち出す場合の機密管理ルールもセットで考える必要があります。
現場に近い部門ではリモートワークに適していない環境もあります。業務改善に繋がるのかも判断が必要です。
リモートワークが身近になったとは言え、事前に準備することはかなりあります。ここでは６つに絞り込んで事前準備を検討してみます。
リモートアクセスツール
外部から社内ネットワークへアクセスする為のツールが必要です。
自宅のPCの使用が許可されていれば、ブラウザ経由で比較的簡単に環境も構築できて、費用も少なく済みます。
代表的なサービスは「Remote View」です。
会議用アプリケーション
会議やチャット、メール、電話、SNSなど様々ありますが互換性のあるサービスで統一しておいた方がコミュニケーションや情報伝達がスムーズです。
代表的なサービスはMicrosoft提供の「Teams」です。無料版もあるので、受信のみであれば充分対応できます。
労務管理システム
必須ではありませんが、遠隔地でも勤怠管理できるソフトウェアを入れておくと、管理の手間が軽減できます。クラウド版の月額ライセンスもOBCの「奉行クラウド」ならおすすめです。
電子ペーパー
紙の書類はまだまだ官公庁を中心に根強く残っていますが、ペーパーレス化はリモートワークでは避けては通れません。
利用頻度の高いものから徐々に電子化へ移行しましょう。
圧倒的なシェアではAdobeのPDFですが、元ゼロックスの「DocuWorks」も多彩な機能があって、文書管理にはオススメできます。
セキュリティ対策ソフト
社外での作業は常に外部の脅威にさらされています。
セキュリティ対策ソフトは必須です。ログ監視や閲覧履歴もデータ化し、サーバへ蓄積するサービスもあります。
回線も通常の回線ではなく、VPN接続をするなどクローズドな回線でつなぎます。
いつまでにやるのか
ここまで決めたら、導入計画を策定します。
ゴールから逆算してプロジェクトチームを立ち上げて部門ごとの問題点も議題にあげておきます。
すぐにできるものか、実施まで時間がかかるのか大まかな分類をします。
対象の人や部署もどこまでにするか範囲や基準を設定します。
環境作り
実は最も苦労するのは社内の理解を得ることだったりします。
保守的な反対勢力はどこにでもいるもので、直前になって意思統一ができていないと導入見送りになるケースもあります。
情報提供と情報共有はしつこいくらいマメに行うことを強くおすすめします。
具体的には、社内報、掲示、イントラネット、管理職や社長の意思を明確に示すことです。
検証
急いでいて検証できずに導入してしまう企業もありますが、可能な限り検証期間は設けた方が良いでしょう。
思いもしない盲点があって、導入の妨げになることもあります。
特に、機器やソフトウェアは互換性や通信環境、セキュリティ対策等様々な要因が複雑に絡んで来ますので、スモールスタートでも良いかもしれません。
導入
最後に、本格導入です。
ここまで、順番に作業を進めて来れたら導入は手間取らずに出来るかと思います。
ただ、機器や環境をのハード面を整えたとしても最後はソフト面である人の状況に左右されます。
その為、評価制度やコミュニケーションのとり方等働き方は大きく変わってきます。
リモートワークを導入した事によって業績向上と働きやすさを両立し、安全な環境で働きたいものです。
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